7 armadilhas de facturação e como evitá-las
Ser pago a tempo significa que o seu negócio pode prosperar e crescer sem a preocupação de problemas de fluxo de caixa. Boas rotinas de crédito fazem toda a diferença, mas demasiadas vezes as organizações caem em ratoeiras que atrasam os pagamentos.
É fácil concentrar-se nas vendas e esquecer-se de se concentrar nos pagamentos e facturação. Esperar até ao fim do mês e facturar apressadamente é uma rotina familiar para muitas empresas. Leia aqui sobre a importância de receber a tempo (link). Felizmente, não é necessário muito esforço para melhorar as práticas de facturação e executá-las de uma forma mais flexível.
Evite estas armadilhas na próxima vez que facturar:
1. Adia a facturação para o final do mês
Não é o único a cair nesta armadilha. Um forte desempenho das vendas não ajuda as finanças do seu negócio até as facturas serem pagas. Facture logo que o artigo seja vendido ou estabeleça dias fixos para facturação. Assim, mantém a liquidez elevada e evita o stress do final de mês, quando todas as facturas têm de ser tratadas.
2. Tem rotinas pouco sólidas para actualizar o preço de compra
É fácil esquecer-se de actualizar os preços. Isto pode resultar na venda de um artigo ao cliente por um valor menor do que a sua empresa pagou por ele. Converta numa rotina a actualização dos preços no seu sistema depois de ter recebido uma factura do seu próprio fornecedor. Lembre-se de adicionar os custos de envio.
3. Facturação com prejuízo
É importante que registe na factura tudo o que vendeu ao cliente. Muitas empresas são pouco rigorosas quando se trata de incluir todas as horas que passam com e para o cliente. Acabam rapidamente a trabalhar de graça.
4. Tem um período de crédito demasiado longo
Pode poupar muito dinheiro reduzindo as suas condições de crédito, mesmo que sejam poucos dias.
5. A morada de facturação do cliente está incorrecta
Certifique-se de que todas as moradas de facturação estão actualizadas, independentemente de estar a facturar a um consumidor particular ou a uma empresa. Muitas empresas não aceitam facturas com a morada errada e poderá acabar por esperar ainda mais tempo para receber o seu dinheiro, o que o colocará numa situação de falta de liquidez. Tenha o hábito de actualizar o seu sistema logo que o cliente o notifique de uma mudança de morada. O mesmo se aplica a outros detalhes - muitas empresas rejeitam facturas com a morada errada ou o número da ordem de compra incorrecto.
6. A sua empresa não factura electronicamente
A maioria das empresas e consumidores agora preferem serem facturados electronicamente. Os sistemas de facturação electrónica são entregues directamente e têm frequentemente links para facilitar e agilizar o pagamento, enquanto que as facturas em papel precisam de ser lançadas e o próprio cliente é que tem de introduzir as informações de pagamento.
7. Esquece-se de detalhar a factura
É um erro comum enviar uma factura sem especificar o que foi vendido. Se prestou um serviço, é importante incluir informação como: horas, data, tempo gasto, para que foram as horas. Esta é uma forma que ajuda a evitar mal-entendidos e atrasos.
Facturar equivale a muita dor de cabeça?
Se está com dificuldades para ter o controlo da facturação, porque não deixa a Intrum gerir o processo por si? Facturaremos aos seus clientes, enviamos lembretes e acompanhamos o pagamento para que possa relaxar e focar-se no seu negócio principal. Esta opção poupar-lhe-á tempo e dinheiro, reduzirá o seu risco de crédito e disponibilizamos relatórios em tempo real com as nossas ferramentas fáceis de utilizar.